Bagi Anda seorang pelaku bisnis pasti sudah tidak asing lagi dengan istilah Purchase order, yak arena memang sudah menjasi makanan sehari-hari. Purchase Order atau PO sendiri memiliki arti sebagai dokumen yang dibuat oleh pembeli sebagai bukti order suatu barang. Atau juga bisa disebut sebagai kontrak yang bentuknya kesepakatan antara pembeli dan penjual tentang barang yang ingin dibeli.
Purchase Order adalah dokumen sumber komersial yang dikeluarkan oleh departemen pembelian bisnis saat melakukan pemesanan dengan vendor atau pemasoknya. Dokumen tersebut menunjukkan rincian barang yang akan dibeli, seperti jenis barang, jumlah, dan harga. Sederhananya, ini adalah kontrak yang disusun oleh pembeli saat membeli barang dari penjual.
PO juga menjadi dokumen yang digunakan sebagai pelengkap faktur pajak yang berguna sebagai kesepakatan antara penjual dan pembeli terkait barang yang ingin dibeli. Hanya saja, PO ini berbeda dengan faktur/invoice. Purchase order adalah dokumen yang dibuat oleh pembeli dan berfungsi untuk memesan barang dari pemasok. Faktur, di sisi lain, dibuat oleh pemasok dan menunjukkan berapa banyak pembeli perlu membayar barang yang dibeli dari pemasok. PO adalah kontrak penjualan sedangkan invoice adalah konfirmasi penjualan.

LANGKAH-LANGKAH UNTUK MELAKUKAN PEMESANAN

1. Pembeli membuat daftar permintaan pembelian.
   Sebelum mengirimkan Purchase Order ke pemasok, langkah pertama adalah membuat daftar permintaan pembelian. Ini adalah dokumen yang dikeluarkan di dalam perusahaan ke departemen pembelian untuk melacak barang yang dipesan. Permintaan pembelian juga membantu perusahaan mencatat pengeluaran mereka. PO dibuat hanya setelah daftar permintaan pembelian disetujui oleh manajer resmi.
2. Pembeli membuat Purchase Order.
   Ketika barang yang perlu dibeli disepakati, Purchase Order dibuat. PO mencantumkan tanggal pesanan, informasi pengiriman FOB, ketentuan diskon, nama pembeli dan penjual, deskripsi barang yang dibeli, nomor barang, harga, kuantitas, dan nomor PO.
   Nomor PO adalah nomor unik yang terkait dengan pesanan tertentu. Ini melayani dua tujuan. Salah satunya adalah memastikan bahwa barang yang dipesan sesuai dengan yang diterima. Kedua, nomor PO dicocokkan dengan faktur untuk memastikan pembeli ditagih jumlah yang tepat untuk barang tersebut.
3. Penjual menerima (atau menolak) Purchase Order.
   Di bagian bawah Purchase Order ada garis putus-putus untuk manajer resmi penjual untuk menandatangani pesanan. PO mencakup semua detail tentang transaksi dan apa yang pembeli harapkan untuk diterima. Setelah penjual menerima PO, mereka memiliki hak untuk menerima atau menolak dokumen tersebut. Namun, setelah PO diterima, itu menjadi kontrak yang mengikat secara hukum bagi kedua pihak yang terlibat.
4. Pembeli mencatat Purchase Order.
   Setelah pesanan dilakukan, PO akan berstatus “Open”. Open purchase order adalah PO dimana order dilakukan namun barang belum diterima, atau bisa diartikan hanya sebagian dari order yang sudah diterima. Ini bisa dibilang atau difungsikan sebagai penanda bahwa pengiriman barang belum selesai.

MANFAAT PURCHASE ORDER

1. Menghindari pesanan ganda.
   Purchase Order membawa beberapa keuntungan bagi perusahaan. Yang paling penting adalah membantu menghindari pesanan ganda. Ketika sebuah perusahaan memutuskan untuk menskalakan bisnis, PO dapat membantu melacak apa yang telah dipesan dan dari siapa. Selain itu, ketika pembeli memesan produk serupa, mencocokkan faktur bisa jadi sulit. PO berfungsi sebagai cek untuk faktur yang harus dibayar.
2. Melacak pesanan yang masuk.
   Selain itu, PO membantu melacak pesanan yang masuk, dan sistem Purchase Order yang terorganisir dengan baik dapat membantu menyederhanakan inventaris dan proses pengiriman.
3. Berfungsi sebagai dokumen hukum.
   Purchase Order berfungsi sebagai dokumen hukum dan membantu menghindari perselisihan di masa mendatang terkait transaksi.

BAGAIMANA PEMASOK MENGGUNAKAN PURCHASE ORDER?
Purchase Order memainkan peran utama dalam proses manajemen persediaan. Saat pemasok menerima PO, mereka akan mengambil item yang tercantum dalam PO dari inventaris mereka. PO membantu mencatat inventaris yang ada dan mengidentifikasi setiap ketidaksesuaian antara nilai yang ditampilkan dalam catatan dan stok aktual. Selain itu, pemasok membutuhkan PO untuk mengisi pesanan dengan benar. Pembeli juga akan ditagih oleh pemasok berdasarkan ketentuan pembayaran yang disepakati dalam PO.

Semoga artikel di atas bermanfaat bagi anda, apabila anda membutuhkan dalam penyusunan tim penjualan dan training penjualan, silahkann hubungi kami di https://wa.me/6281252982900. Kamis siap mendampingi anda.