Menghadapi karyawan dengan performa rendah menjadi salah satu tantangan yang sering muncul dalam pekerjaan seorang manajer toko. Karyawan yang tidak mencapai target dapat memengaruhi produktivitas tim, kualitas pelayanan, hingga pencapaian penjualan. Namun, manajer tidak seharusnya langsung memberikan teguran keras atau mengambil keputusan berdasarkan asumsi. Manajer perlu mencari akar masalah, melakukan komunikasi yang tepat, dan membantu karyawan memperbaiki kinerjanya secara terarah.

Performa rendah juga tidak selalu menunjukkan bahwa karyawan tidak memiliki kemampuan. Beberapa faktor seperti kurang memahami tanggung jawab, target yang kurang jelas, minimnya pelatihan, masalah motivasi, hingga lingkungan kerja dapat memengaruhi hasil kerja seseorang.

Karena itu, manajer perlu memiliki kemampuan kepemimpinan yang baik agar dapat mengambil tindakan secara objektif sekaligus menjaga produktivitas tim.

Cara Menghadapi Karyawan Performa dengan Rendah dengan Mencari Akar Masalah

Langkah pertama yang perlu manajer lakukan yaitu mencari penyebab penurunan performa. Hindari langsung memberikan label bahwa karyawan malas atau tidak kompeten sebelum mengetahui kondisi sebenarnya.

Manajer dapat mengevaluasi beberapa faktor berikut.

1. Periksa pencapaian berdasarkan data

Gunakan indikator kinerja yang jelas untuk melihat kondisi karyawan secara objektif. Dalam bisnis retail, manajer dapat mengevaluasi pencapaian target penjualan, tingkat kehadiran, produktivitas, kualitas pelayanan, kedisiplinan, atau indikator lain sesuai posisi karyawan.

Data membantu manajer membedakan antara masalah sesaat dengan pola performa rendah yang terjadi terus-menerus.

2. Cari tahu hambatan dalam pekerjaan

Ajak karyawan berdiskusi secara personal. Tanyakan kendala yang mereka hadapi ketika menjalankan tugas.

Karyawan mungkin belum memahami prosedur kerja, kesulitan mencapai target, menghadapi beban pekerjaan yang tidak seimbang, atau membutuhkan keterampilan tambahan. Percakapan langsung membantu manajer memperoleh gambaran yang lebih lengkap dibandingkan hanya melihat hasil akhir.

3. Evaluasi kejelasan target

Karyawan sulit mencapai standar apabila perusahaan tidak menjelaskan target secara spesifik. Manajer perlu memastikan setiap anggota tim memahami apa yang harus mereka capai, bagaimana perusahaan mengukur hasilnya, serta kapan mereka harus mencapai target tersebut.

Target yang jelas akan membantu karyawan menentukan prioritas kerja.

Skill Manajer Menghadapi Masalah Performa Karyawan

Mengetahui penyebab masalah belum cukup. Manajer juga perlu memiliki kemampuan untuk mengelola proses perbaikannya.

Berikut beberapa skill manajer menghadapi masalah yang penting dalam kondisi tersebut.

BACA JUGA: MENGELOLA TIM SALES LAPANGAN DI ERA DIGITAL

Komunikasi yang tegas dan konstruktif

Manajer perlu menjelaskan kesenjangan antara performa aktual dengan standar perusahaan secara terbuka. Gunakan fakta dan contoh konkret agar pembicaraan tidak berubah menjadi penilaian personal.

Sebagai contoh, daripada mengatakan bahwa seorang karyawan tidak produktif, manajer dapat menjelaskan bahwa pencapaiannya hanya mencapai persentase tertentu dari target selama beberapa periode.

Pendekatan seperti ini membuat diskusi lebih objektif.

Kemampuan memberikan feedback

Feedback yang efektif tidak hanya menjelaskan kesalahan. Manajer juga perlu memberikan arahan tentang tindakan yang harus karyawan lakukan untuk memperbaiki hasil kerja.

Sampaikan hal yang sudah berjalan baik, jelaskan area yang membutuhkan peningkatan, kemudian sepakati tindakan berikutnya.

Kemampuan coaching

Karyawan terkadang mengetahui target tetapi belum memahami cara mencapainya. Dalam kondisi tersebut, manajer perlu berperan sebagai coach.

Manajer dapat memberikan contoh, mendampingi proses kerja, melakukan simulasi, atau mengevaluasi hasil secara berkala. Coaching membantu karyawan memahami kesalahan sekaligus menemukan cara kerja yang lebih efektif.

Cara Menghadapi Karyawan Performa Rendah dengan Rencana Perbaikan

Setelah mengetahui penyebabnya, manajer perlu menyusun rencana perbaikan yang terukur. Hindari memberikan instruksi yang terlalu umum seperti “tingkatkan penjualan” atau “bekerja lebih baik”.

Buat target yang lebih spesifik.

Misalnya, apabila seorang sales retail memiliki tingkat konversi rendah, manajer dapat menentukan target peningkatan konversi dalam periode tertentu. Manajer kemudian dapat melakukan evaluasi setiap minggu untuk melihat perkembangannya.

Rencana perbaikan sebaiknya mencakup:

• masalah utama yang perlu diperbaiki;
• target yang harus karyawan capai;
• tindakan yang perlu dilakukan;
• dukungan yang perusahaan berikan;
• periode evaluasi; dan
• indikator keberhasilan.

Dengan sistem tersebut, karyawan mengetahui ekspektasi perusahaan dan memahami langkah yang harus mereka jalankan.

Pentingnya Pelatihan bagi Manajer dalam Mengelola Performa Tim

Kemampuan mengelola karyawan tidak selalu muncul secara otomatis setelah seseorang mendapat posisi manajerial. Seorang manajer mungkin memiliki kemampuan operasional yang baik, tetapi belum tentu memiliki keterampilan coaching, komunikasi, delegasi, dan penyelesaian konflik.

Karena itu, perusahaan perlu memberikan pelatihan leadership kepada kepala toko maupun manajer.

Pelatihan dapat membantu mereka memahami cara membaca masalah kinerja, memberikan feedback, melakukan coaching, serta mengambil keputusan berdasarkan indikator yang terukur.

Manajer yang memiliki kemampuan tersebut tidak hanya menyelesaikan masalah ketika performa menurun. Mereka juga dapat mendeteksi gejala penurunan kinerja lebih awal.

Pahami akar masalah pemasaran, penjualan, dan digital marketing Anda sekarang — dapatkan Video E-Book lengkapnya di sini.

Saran Praktis Menghadapi Karyawan dengan Performa Rendah

HRD dan manajer toko dapat menerapkan beberapa langkah untuk membantu meningkatkan performa karyawan.

Pertama, buat indikator kerja yang mudah dipahami. Jangan hanya menentukan target akhir, tetapi tentukan juga aktivitas utama yang mendukung pencapaiannya.

Kedua, lakukan evaluasi secara rutin. Pertemuan singkat setiap minggu dapat membantu manajer mengetahui perkembangan sebelum masalah menjadi semakin besar.

Ketiga, dokumentasikan hasil coaching dan kesepakatan perbaikan. Catatan tersebut membantu manajer melihat perkembangan karyawan secara objektif.

Keempat, berikan kesempatan kepada karyawan untuk meningkatkan kompetensi. Apabila masalah muncul karena kesenjangan kemampuan, perusahaan dapat memberikan mentoring, coaching, atau pelatihan sesuai kebutuhan.

Kelima, berikan apresiasi ketika karyawan menunjukkan perkembangan. Pengakuan terhadap kemajuan dapat meningkatkan motivasi untuk mempertahankan performa.

Jangan Membiarkan Performa Rendah Berlangsung Terlalu Lama

Masalah kinerja yang perusahaan biarkan terlalu lama dapat memberikan dampak kepada anggota tim lainnya. Karyawan dengan performa baik dapat merasa terbebani ketika harus menutup kekurangan rekan kerjanya. Kondisi tersebut juga dapat menurunkan standar kerja apabila tim menganggap perusahaan tidak memberikan perhatian terhadap pencapaian.

Karena itu, manajer perlu mengambil tindakan sejak menemukan tanda-tanda penurunan kinerja.

Namun, tindakan tersebut tetap membutuhkan proses yang objektif. Temukan penyebabnya, komunikasikan standar yang harus tercapai, berikan kesempatan untuk melakukan perbaikan, kemudian lakukan evaluasi berdasarkan hasil.

Kesimpulan

Kemampuan menghadapi karyawan dengan performa rendah merupakan bagian penting dari tanggung jawab seorang manajer. Manajer perlu menggabungkan kemampuan analisis, komunikasi, coaching, dan evaluasi agar dapat meningkatkan performa karyawan tanpa mengganggu stabilitas tim.

Perusahaan juga perlu memastikan bahwa setiap kepala toko dan manajer memiliki kompetensi leadership yang sesuai dengan tanggung jawabnya. Pelatihan yang tepat dapat membantu mereka mengembangkan kemampuan mengelola tim, menangani masalah kinerja, serta meningkatkan produktivitas secara konsisten.

Jika perusahaan Anda membutuhkan pendampingan untuk meningkatkan kompetensi manajer, menyusun sistem kerja, atau mengembangkan kemampuan leadership tim, hubungi Groedu Consultant Bisnis melalui WhatsApp 0818521172. Tim Groedu siap membantu perusahaan membangun sistem manajemen dan SDM yang lebih efektif untuk mendukung pertumbuhan bisnis.