Jika Anda seorang pengusaha, melakukan pengeluaran merupakan beberapa hal yang sangat umum untuk dilakukan dan tidak mungkin semua pengeluaran-pengeluaran tersebut dapta terhindarkan. Dalam satu hari saja mungkin terdapat banyak sekali biaya yang harus dikeluarkan untuk bermacam-macam kegiatan operasional. Dari biaya menyewa kantor, biaya perjalanan, membayar gaji karyawan, dan berbagai macam jenis biaya-biaya lainnya. Tentu saja semua biaya-biaya tersebut akan sangat berpengaruh besar terhadap laba dari perusahaan Anda.

Selain itu, dari begitu besarnya pengeluaran yang sudah dilakukan juga akan berpengaruh terhadap besarnya tanggungan pajak terutang pada setiap menjelang akhir tahun yang harus dibayarkan oleh perusahaan terhadap pemerintah. Untuk itu, Anda juga harus mengerti dan benar-benar memahami tentang jenis-jenis dari pengeluaran apa saja yang masih dapat diklaim kembali terhadap pajak Anda pada setiap akhir tahun.

Dan hal seperti ini merupakan salah satu hal yang terpenting dalam menjalankan perusahaan. Karena dengan jalan mengklaimkan segala biaya akan sangat membantu Anda dalam menjaga laba kena pajak pada setiap akhir tahun dengan serendah mungkin. Untuk membantu Anda, maka berikut ini konsultan manajemen dan marketing akan menjelaskan tentang beberapa jenis pengeluaran yang masih dapat Anda klaimkan tanpa adanya tanda terima (faktur).

1. Pengeluaran dengan menggunakan kendaraan pribadi.

Melakukan suatu perjalanan merupakan suatu hal yang paling umum dan sering dilakukan dalam berbagai macam kegiatan operasional perusahaan. Jika Anda kehilangan tanda terima untuk biaya perjalanan dengan menggunakan kendaraan pribadi Anda. maka Anda masih dapat menghitung biayanya dengan menggunakan tarif tetap untuk setiap jarak tempuh. Namun, hal seperti ini mungkin juga bukan metode yang paling hemat, jadi sebaiknya lakukanlah riset terlebih dahulu.

2. Pengeluaran dengan Adanya PPN (Pajak Pertambahan Nilai).

PPN atau berupa pajak pertambahan nilai dapat diklaim kembali oleh perusahaan. Untuk mengurangi PPN tersebut, Anda tetap membutuhkan faktur pajak atas pembayaran PPN nya.

Namun, terdapat kategori beberapa item yang dapat Anda klaimkan tanpa perlu harus adanya dokumennya. Seperti contoh pembelian mesin yang dioperasikan dengan koin, pembayaran jalan tol, dan panggilan telepon dari telepon umum atau dari telepon pribadi.

Tips: Simpanlah semua catatan yang lebih jelas tentang semua kejadian saat Anda perlu mengklaimkan PPN tanpa tanda terima. Sertakan juga beberapa informasi yang lebih lengkap seperti apa yang dibeli, tanggal, lokasi, dan jumlah pastinya.
 
3. Pengeluaran melalui jasa Perbankan.

Jika Anda tidak mengklaimkan kembali PPN karena sudah kehilangan tanda terima dari pihak penjual atau supplier, maka Anda masih dapat mengklaimnya. Laporan mutasi bank dapat digunakan sebagai sebuah bukti pembelian, selama Anda membayarnya dengan menggunakan jasa/produk dari perbankan.
 
4. Pengeluaran biaya untuk tujuan berpromosi.

Harus dibedakan antara biaya yang benar-benar sudah dikeluarkan untuk berpromosi dan biaya-biaya yang pada hakikatnya merupakan sumbangan. Biaya yang benar-benar sudah dikeluarkan untuk promosi sebenarnya masih boleh dikurangkan dari penghasilan bruto.

Biaya promosi yang dimaksudkan disini adalah beberapa bagian dari biaya penjualan yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan dalam rangka ntuk memperkenalkan atau menganjurkan pemakaian dari suatu produk, baik yang secara langsung maupun yang tidak langsung. Untuk mengklaimnya, maka Anda wajib untuk membuat daftar nominatif atas pengeluaran biaya promosi yang sudah dikeluarkan tersebut kepada pihak lainnya. Daftar nominatif harus dibuat dengan lebih terperinci dan harus benar-benar sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

5. Pengeluaran yang tanpa adanya tanda terima.

Akan ada saatnya dimana Anda harus membeli sesuatu untuk operasional bisnis, namun Anda malah sama sekali tidak menerima bukti dari adanya tanda terima (contohnya adalah seperti faktur) dari transaksi tersebut. Misalnya, Anda membeli komputer bekas untuk kepentingan bisnis melalui situs facebook atau iklan dari social media, lainnya dengan cara melakukan pembayaran tunai. Maka kemungkinan terbesarnya adalah Anda tidak akan mungkin mendapatkan bukti berupa tanda terima dari si penjualnya, Anda juga tidak memiliki dokumentasi pembelian pada laporan dari mutasi bank, karena transaksi tersebut dilakukan secara tunai.

Untuk mengklaim pembelian tersebut sebagai sebuah pengeluaran dari perusahaan, maka Anda harus menyimpan informasi tentang item yang sudah dibeli tersebut secara menyeluruh. Siapa yang memberikan, berapa harganya, kepada siapa Anda membelinya. Cobalah untuk sedetail mungkin dalam mencatatnya.

Tips: Jika Anda tidak menyimpan catatan (meskipun untuk hal-hal seperti ini selalu sangat disarankan), maka Anda dapat memperkirakan harga wajarnya saja, selama hal tersebut untuk kebutuhan dari kegiatan operasional bisnis dan juga memiliki bukti fisik dari item yang sudah dimaksudkan.

Usahakan untuk selalu menyimpan catatan pengeluaran. Pengeluaran tanpa adanya tanda terima atau faktur ini hanyalah beberapa contoh saja. Untuk aturan praktisnya adalah dengan memastikan bahwa Anda sudah mengumpulkan dan menyimpan semua catatan pengeluaran-pengeluaran perusahaan dengan baik.

Meskipun terdapat hal-hal yang bisa saja terjadi di mana mungkin tanda bukti pengeluaran sudah hilang atau mungkin saja lupa untuk menyimpannya. Ingatlah bahwa selalu ada juga peraturan yang terkait dalam menangani kwitansi atau faktur yang sudah hilang. Sehingga skenario yang lebih ideal adalah dengan memiliki catatan.

Untuk semakin lebih memudahkan dalam hal melakukan pencatatan transaksi, maka Anda dapat menggunakan software akuntansi online. Dengan software akuntansi online, Anda bisa mendapatkan berbagai macam kemudahan dalam hal pencatatan untuk keperluan bisnis kapanpun dan di manapun juga.